Entrevista a Aura Fernández Calvo

Un nuevo concepto en la organización de  eventos.

Aura Fernández, Directora General de eventos , comunicación y protocolo de Alfa Eventos y Protocolo, charló con nosotros para darnos un enfoque sobre el mundo de los eventos y por qué sus clientes confían en Alfa cuando llega el momento de desarrollar la organización de cualquier acto.

E1: ¿Cuál es el secreto de Alfa Eventos que hace que sus clientes quieran repetir cada año?

Aura Fernández: Creo que es lo que nosotros llamamos evento llave en mano. Es decir, la personalización total del evento del cliente de una forma exclusiva y muy personal.

Cuando un cliente contacta con nosotros, sabemos que tiene unas necesidades de organización que cubrir y nos unimos a ellos como si fuésemos un departamento más de su empresa. Es la mejor manera para unir lazos entre proveedor y cliente y que se sienta realmente cómodo.

E1: ¿Y cuál es la estrategia de Alfa para ofrecer un servicio diferenciador con respecto a la gran competencia que existe en el sector de la organización de eventos?

AF: Es cierto que cada día son más las empresas que se introducen en este sector ofreciendo una gama de servicios muy similar a los nuestros. Sin embargo el trato personal que desarrollamos junto al equipo de profesionales que se involucra de principio a fin marca la diferencia y hace que nuestros clientes se sientan tan seguros y satisfechos como para permanecer con nosotros durante años. Algo poco habitual en este sector.

E1: Sonríe cuando habla de su gente. ¿Cómo es el equipo que le rodea?

AF: En Alfa siempre pensamos que la gente que trabaja contigo cada día, es la que hace realmente la empresa. Desgraciadamente cada vez hay más intrusismo en nuestra profesión. Un carencia real de profesionales y especialistas en nuestro sector que contaminan nuestro trabajo y que hace que muchos clientes nos miren con recelo antes de ganarnos su confianza.

Por ejemplo, son muchos los casos en los que tenemos que participar en concursos con diferentes agencias para ganar un cliente o participar en infinitas elaboraciones de presupuestos y propuestas que no llegan a ninguna parte.

Por eso siempre nos rodeamos de los mejores profesionales. Licenciados, especialistas titulados en protocolo ceremonial y de estado, publicistas, creativos, sociólogos, periodistas, especialistas en arte… gente en la que depositas tu confianza porque sabes que responden ante el cliente como si la empresa fuera de ellos.

E1: Supongo que habrá también un aliciente de publicidad y marketing que ayudará a que os conozcan cada día más y aumentar la cartera de clientes.

AF: Ciertamente, aunque el boca a boca es la herramienta que más influye en la captación de nuestros clientes. Muchas veces nos llaman diciéndonos que fulanito de la empresa tal les ha hablado muy bien de nosotros y que les gustaría contar con Alfa para la organización de su congreso, una convención, una cena de gala, una presentación de producto o un aniversario… lo que puedan necesitar.

E1: ¿Puedes decirnos por ejemplo en que eventos estás involucrada a día de hoy?

AF: Ahora mismo estoy dirigiendo a varios equipos en la organización del 40º aniversario de Repacar (Recuperadores de Papel y Cartón), la convención anual de Kuwait Petroleum o el plan de eventos anuales de Linklaters (un bufete internacional de abogados con proyección internacional), Doka, con sus incentivos a clientes anuales, de cursos de conducción y catas por toda España, o la Comisión de directores generales de transporte dirigida en esta ocasión desde la Comunidad de Castilla la Mancha como anfitriona.

Y el mes pasado acabamos la inauguración del Centro de Astronomía Europeo (ESAC), del que nos sentimos especialmente orgullosos y donde contamos con la presencia de los Príncipes de Asturias. Una oportunidad perfecta en la que pusimos en práctica todos nuestros conocimientos en materia de organización de eventos y en Protocolo Internacional y de Estado.

E1: Y con todo esto ¿te queda tiempo para ti misma?

AF: (Risas) Aunque no lo parezca sí, pero reconozco que trabajo más de lo que debería. Sin embargo no me tomo esto como un empleo, forma parte de mi vida. Quizás por eso no me importa echarle horas, sencillamente me gusta lo que hago.

E1: ¿Cuánto tiempo lleva la organización de un evento habitualmente?

AF: Bueno, eso es imposible valorarlo. Depende del evento. Puede ser una semana, por ejemplo un desayuno de empresa, o todo un año, como en algunos congresos o convenciones de grandes empresa.

E21: Con tanta experiencia, ¿hay alguna que recuerdes especialmente?

AF: (Sonríe). ¡Uy! Si te contara no acabamos nunca. Hay muchas que se refieren a personas de las que prefiero no dar nombres por su relevancia pública. Pero es verdad que me ha pasado de todo. Desde perder un autobús lleno de invitados con dirección a un evento a tener que soplarle algunos chistes a un ponente para caer bien a su gente en su discurso de empresa. Los eventos VIPs por ejemplo son los más divertidos. Quieren sorprender como sea a sus invitados y no les importa invertir en los detalles más impactantes y atrevidos que te puedas imaginar.

E1: ¿Y la peor experiencia de todas?

AF: No, no hay ninguna mala experiencia, pero sí es verdad que aunque el cliente acabe felicitándote por el trabajo realizado, nunca acabas de estar del todo satisfecho. Siempre hay algunos detalles que se pueden mejorar. Algo en el catering, en los regalos, un proveedor que te falla… pero eso es por mi afán de perfeccionismo. Es inherente a esta profesión. Lo bueno es que siempre sabemos salir de todo esto, sin que el cliente casi se de cuenta.

E1: ¿Cambiarías tu profesión por otra?

AF: No, aunque me pagasen mejor (risas). No, en serio. Esta profesión tiene muchos sacrificios, pero también muchas satisfacciones, como la gente a la que conoces tanto por parte del cliente como de los proveedores. Yo soy una relaciones públicas nata y este factor me llena tanto profesional como personalmente.

E1: ¿Cómo es un día laboral cualquiera en tu vida?

AF: De todo menos organizado (risas). Igual que nunca tenemos un evento igual, tampoco tenemos días iguales en nuestra oficina. Lo que si es cierto es que estoy 24 horas al día pegada al teléfono. Unos días los paso delante del ordenador y otros ando de aquí para allá por toda la ciudad, con clientes, en hoteles, fincas, chalets…algunos días son una locura.

E1: ¿Y qué dice tu pareja de todo esto?

AF: Es un santo, me lo acepta todo, aunque él también está siempre liado en  la agencia de publicidad. Por eso nos entendemos mutuamente.

E1: Gracias por tu tiempo. Sabemos que no te sobra.

AF: Cierto, hemos crecido y nuestra oficina en Pozuelo de Alarcón se ha quedado pequeña y los cambios y el trabajo hace que tengamos un poco menos de tiempo para nosotros, pero nos encanta lo que hacemos

Ficha técnica:

Nombre: Alfa Eventos y Protocolo

Año de fundación: 2003

Experiencia:

Un equipo de profesionales con una larga trayectoria, especializados en la creación, coordinación y asesoramiento en todo tipo de eventos.

Licenciados y especialistas en protocolo internacional y de Estado, publicistas, creativos, relaciones públicas, periodistas, especialistas en arte y regalos de empresa… y un largo etc. que le ayudarán a cubrir todas sus necesidades de manera totalmente personalizada.

Clientes que ya han depositado su confianza en Alfa Eventos y Protocolo:

Eventos muy variados con clientes tan representativos como MRW, Ministerio de Educación y Ciencia, Agora Solutions, Laboratorios Andromaco-Grunental, MRW, Fundosa Social Consulting, ONCE, Onda 6 TV, Fundación Vicente Ferrer, Chivas, Wunderman, Kuwait Petroleum, Gesair, Genre, Laboratorios Grunental, Carat España, Rymsa, Idom, Asociación Española de la Carretera, Serono, Straumann, Manufacturas Eléctricas S.A.,Banca Rothschild, Mace, Tropart , Diageo, RACE, Doka, Quintiles, Single 20 minutos, AYP (Línea directa aseguradora), Hercesa, ACEX; Linklaters, Repacar y un largo etc…

Datos de contacto:

Teléfono: 91 351 55 40

Web: www.alfaeventos.com

e-mail: info@alfaeventos.com